Thực hiện Công văn số 1579/SNN-VP ngày 25/6/2024 của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về việc xây dựng kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2024; Chi cục đã xây dựng Kế hoạch số 701/KH-CCCNTYTS ngày 09/7/2024 về việc kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2024; Quyết định số 215/QĐ-CCCNTYTS ngày 18/7/2024 của Chi cục Chăn nuôi, Thú y và Thủy sản về việc thành lập Đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc Chi cục.
          Việc kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 để đánh giá thực trạng, chỉ ra ưu điểm đạt được để phát huy, kịp thời tháo gỡ những tồn tại, hạn chế trong quá trình triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị trực thuộc. Đồng thời, đánh giá kết quả khắc phục tồn tại và hạn chế trong công tác kiểm tra của năm 2023.

Hình: Kho lưu trữ tài liệu Văn phòng Chi cục được bố trí riêng biệt

          09 Trạm Chăn nuôi và Thú y huyện, thành phố (Trạm), Trạm Chẩn đoán xét nghiệm và Điều trị bệnh động vật đã báo cáo kịp thời kết quả thực hiện công tác văn thư lưu trữ năm 2024 về Chi cục. Đồng thời, Chi cục tiến hành kiểm tra thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại 04 đơn vị trực thuộc gồm: huyện Bàu Bàng, Phú Giáo, Bắc Tân Uyên và thành phố Tân Uyên (từ ngày 22/7/2024 đến ngày 31/7/2024).

Hình: Hướng dẫn công tác quản lý văn bản trên phần mềm

          Công tác soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.  Các Trạm có phân công cán bộ phụ trách công tác văn thư, lưu trữ, thực hiện gửi và nhận văn bản điện tử, quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan theo quy định Công văn số 560/SNN-VP, ngày 24/03/2022 của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
          Hệ thống trang thiết bị công nghệ thông tin của một số Trạm đã được nâng cấp nên tạm thời khắc phục được việc thực hiện ký số và phát hành văn bản điện tử theo đúng quy định.

Hình: Kiểm tra công tác văn thư lưu trữ Trạm Chăn nuôi và Thú y huyện Bắc Tân Uyên

          Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến: Số phát hành và số đến được thực hiện thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử. Đối với văn bản giấy được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản và sắp xếp theo thứ tự. Đối với văn bản điện tử, đang thực hiện lập danh mục hồ sơ công việc.

Hình: Kiểm tra công tác văn thư lưu trữ Trạm Chăn nuôi và Thú y huyện Phú Giáo

          Tài liệu lưu trữ (đã được chỉnh lý tài liệu) đưa vào kho lưu trữ có trang bị kệ, tủ hồ sơ, được sắp xếp ngăn nắp, thường xuyên kiểm tra, vệ sinh và phun xịt phòng chống mối mọt. Tuy nhiên, đa số các đơn vị do điều kiện cơ sở vật chất còn hạn chế nên được lưu tại kho chung của Trạm, chưa có trang bị kho lưu trữ riêng biệt, đúng quy cách theo quy định.

Hình: Kho lưu trữ tài liệu Trạm Chăn nuôi và Thú y huyện Phú Giáo

Hình: Kho lưu trữ tài liệu Trạm Chăn nuôi và Thú y thành phố Bến Cát

          Để thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt công tác văn thư, lưu trữ điện tử các đơn vị tiếp tục quan tâm, quán triệt sâu sắc, đầy đủ và thực hiện nghiêm túc công việc này. Xác định đây là nhiệm vụ trọng tâm, thường xuyên, liên tục gắn với vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu và công chức, viên chức, người lao động, nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc, đáp ứng yêu cầu công tác cải cách hành chính hiện nay và trong thời gian tới.

Hình: Kiểm tra công tác văn thư lưu trữ Trạm Chăn nuôi và Thú y thành phố Tân Uyên

Chuyên viên: Nguyễn Thị Hới - Phòng Hành chính - Tổng hợp